Con la fine di Giugno si chiude la fine del primo semestre dell’anno. Perciò in Luglio, con 30 gradi già di primo mattino e una voglia irrefrenabile di mojito su un’isola deserta, ci tocca metterci di buona lena e affrontare i temutissimi numeri delle nostre campagne di digital o social media marketing.
I report, infatti, sono documenti che ci permettono di mostrare al nostro cliente o partner, i risultati che abbiamo ottenuto in un certo periodo di tempo con le nostre attività pubblicitarie, digitali o meno. Sono spesso vere e proprie presentazioni, discusse in un incontro o videocall, dove confrontarsi sui dati attuali ma anche su aspetti da migliorare e progetti futuri.
Sebbene in questo periodo sia onestamente difficile mettere la testa sui numeri e il lavoro di elaborazione dei dati occupi molto tempo ed energie, per me il meeting di presentazione dei risultati rimane il momento più importante in una collaborazione.
Con il report, dimostriamo il nostro valore e facciamo uscire tutte le nostre competenze. Il momento della visione con il cliente è, inoltre, un momento cruciale anche a livello commerciale: in questo momento il cliente sta guardando i dati e al contempo riflettendo sul futuro. Se avremo la capacità di convincerlo dei prossimi step da compiere, ci troveremo di fronte a nuove possibilità economiche e realizzative.
Mi è capitato, tuttavia, di vedere report di centinaia di pagine, piene di numeri e percentuali e mi sono sempre chiesta: il cliente riuscirà a stare al passo? O il suo cervello si addormenterà dopo dieci minuti?
Ci sono degli elementi che rendono un report davvero utile?
Io ne ho individuati 5.
1. Scegli una Struttura e seguila
Un report deve avere una scaletta. Scegli la struttura, che puoi basare sul tipo di campagna lanciata oppure sui canali in cui è stata distribuita o sul budget investito. L’importante è creare un layout che possa mantenersi lungo tutta la presentazione, rendendola chiara e leggibile anche senza spiegarla.
2. Solo quello che conta davvero
Quali sono gli obiettivi del cliente? Bene, scegli i KPI, individuali nelle tue campagne e inserisci solo quelli. Non aggiungere numeri in più: non servono allo scopo, ti fanno perdere tempo sia nell’elaborazione sia durante l’incontro con il cliente. Anche se non ti piace eliminare slide, impara ad essere implacabile. Taglia il superfluo. Sapere quali dati sono utili e quali no è segno di professionalità ed esperienza.
3. Inserisci sempre un commento
Anche un software può mettere quattro numeri in una slide. E lo fa molto più velocemente di me. Ma un software non può capire, fino in fondo, se quel dato è positivo o negativo per quel preciso mercato di riferimento. Non può capire il perché di certe scelte, o il come di certe campagne. Ecco perché i numeri non bastano: su ogni slide ricordati di inserire un breve commento, interpretando i dati che hai scelto di inserire. In questo modo potrai offrire il tuo apporto strategico e il cliente rimarrà colpito.
4. La conclusione: tra sincerità e futuro
L’ideale è concludere sempre il report con delle considerazioni finali: in generale, come sono andati questi mesi di attività? Ci sono aspetti da migliorare? Come possiamo rendere migliore la nostra collaborazione? È il momento della sincerità: se abbiamo avuto delle difficoltà nel rapporto con il cliente, dobbiamo provare a tirare fuori l’argomento, con gentilezza ma anche con professionalità.
Il momento finale è importante anche per parlare del futuro: quali attività pensiamo possano essere efficaci? Quali obiettivi possiamo porci da qui ai prossimi sei mesi? Tiriamo fuori le nostre idee ma facciamo domande al cliente cercando di capire le sue aspettative e i suoi bisogni.
5. Il momento dell’incontro: un’ora è sufficiente
Si sa, la concentrazione si esaurisce in fretta. Soprattutto quando non guardiamo una serie tv bellissima, ma quando dobbiamo ascoltare una consulente che ci parla di numeri. Ecco perché l’esposizione di un report dovrebbe durare massimo 40 minuti. A seguire possiamo dedicare un’altra decina di minuti alle considerazioni finali, alle domande del cliente o ad un confronto su alcuni particolari aspetti. In massimo un’ora, dobbiamo smarcare l’incontro.
Solo così il cliente avrà un bel ricordo di noi: gli abbiamo presentato ottimi dati e offerto dei buoni spunti, il tutto senza perdere tempo prezioso.